ทำบัญชีเองในสมุดหรือ Excel มาตลอด รู้สึกว่าพอแล้วไม่ต้องใช้โปรแกรมบัญชีก็ได้ ความคิดนี้พบบ่อยมากในกลุ่มเจ้าของธุรกิจเล็กและ SME แต่ความจริงคือธุรกิจที่ยังพึ่งสมุดบัญชีหรือ Excel อยู่กำลังเสียโอกาสและเสี่ยงกับปัญหาที่ไม่รู้ตัว วันนี้มาดูกันว่าโปรแกรมบัญชีจำเป็นแค่ไหน และทำไมธุรกิจยุคนี้ถึงขาดไม่ได้
ปัญหาจริงที่เกิดจากไม่มีโปรแกรมบัญชี
หลายเจ้าของธุรกิจไม่รู้ว่าตัวเองมีกำไรหรือขาดทุนจริงๆ จนกว่าจะสิ้นปีหรือถึงวันยื่นภาษี ตอนนั้นถึงรู้ว่าตัวเลขไม่ตรง เงินหายไปไหนไม่รู้ ลูกหนี้ค้างนานจนเก็บไม่ได้ หรือเจ้าหนี้โทรทวงเพราะลืมจ่าย ปัญหาเหล่านี้ทำให้ธุรกิจสะดุดและเสียความน่าเชื่อถือ ทั้งหมดนี้ป้องกันได้ถ้ามีโปรแกรมบัญชีที่ดี
Excel ใช้ได้ดีในช่วงแรก แต่พอธุรกิจโตขึ้น มีรายการมากขึ้น มีพนักงานหลายคน มีสาขาหลายแห่ง Excel เริ่มตามไม่ทัน ข้อมูลกระจัดกระจายหลายไฟล์ คนที่ทำ Excel ออกไปไม่มีใครเข้าใจ สูตรพัง ตัวเลขผิด ไม่มีระบบยืนยันความถูกต้อง ใครก็แก้ไขได้โดยไม่มีการตรวจสอบ ความเสี่ยงสูงมากโดยเฉพาะเรื่องตัวเลขทางการเงิน
โปรแกรมบัญชีช่วยอะไรได้บ้าง
ข้อดีแรกที่เห็นชัดที่สุดคือความเร็วและความถูกต้อง บันทึกรายการซื้อขายหนึ่งครั้งแล้วข้อมูลไหลเข้าทุกรายงานอัตโนมัติ ไม่ต้องบันทึกซ้ำหลายที่ ลดเวลาทำงานจากหลายชั่วโมงเหลือแค่ไม่กี่นาที และยังลดโอกาสพิมพ์ผิดหรือคำนวณผิดด้วย เวลาต้องรู้ว่าธุรกิจเป็นอย่างไร ไม่ต้องนั่งรวบรวมข้อมูลข้ามคืน กดปุ่มเดียวได้รายงานสำเร็จรูปทันที
ระบบลูกหนี้เจ้าหนี้ที่แม่นยำเป็นอีกหนึ่งประโยชน์ใหญ่ รู้ทันทีว่าใครค้างชำระเท่าไหร่ นานเท่าไหร่ ครบกำหนดเมื่อไหร่ ระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติ ช่วยให้เก็บเงินได้ตรงเวลาและไม่ลืมจ่ายเจ้าหนี้ สิ่งเหล่านี้มีผลโดยตรงต่อกระแสเงินสดของธุรกิจ ธุรกิจที่บริหารกระแสเงินสดได้ดีอยู่รอดได้นานกว่า สต็อกสินค้าก็บริหารได้ดีขึ้น รู้ว่ามีอะไรเท่าไหร่ ต้นทุนสินค้าเท่าไหร่ และสั่งซื้อเมื่อไหร่
ภาษีเป็นเรื่องที่คนทำธุรกิจกังวลมาก โปรแกรมบัญชีที่ดีช่วยคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และออกรายงานพร้อมยื่นได้ถูกต้องตั้งแต่แรก ลดความเสี่ยงผิดพลาดที่อาจนำไปสู่บทลงโทษจากกรมสรรพากร หลายธุรกิจที่ไม่มีระบบที่ดีพอมักมีปัญหากับภาษีย้อนหลังที่ต้องจ่ายพร้อมเบี้ยปรับ เจ็บปวดและเสียเงินโดยไม่จำเป็น
ธุรกิจแบบไหนจำเป็นต้องใช้มากที่สุด
ธุรกิจที่มีรายการค้าขายเยอะต่อวันไม่ว่าจะเป็นร้านค้า ร้านอาหาร หรือธุรกิจออนไลน์ที่มีออเดอร์หลักสิบหลักร้อยต่อวัน ถ้าไม่มีโปรแกรมจะตามไม่ทันและผิดพลาดแน่นอน ธุรกิจที่มีพนักงานหลายคน ต้องคำนวณเงินเดือน ค่าล่วงเวลา ประกันสังคม ภาษีเงินได้ พนักงาน โปรแกรมบัญชีที่มีโมดูลบุคคลช่วยได้มาก ลดข้อผิดพลาดและเวลาที่ใช้ทำเงินเดือน
ธุรกิจที่มีลูกหนี้เยอะหรือให้เครดิตกับลูกค้าต้องติดตามว่าใครจ่ายแล้วใครยังค้าง ถ้าไม่มีระบบที่ดีจะเก็บเงินไม่ทันและเสียรายได้ ธุรกิจนำเข้าส่งออกที่ต้องจัดการกับหลายสกุลเงิน อัตราแลกเปลี่ยน และภาษีนำเข้า โปรแกรมบัญชีที่รองรับหลายสกุลเงินช่วยได้มาก ธุรกิจที่ต้องรายงานให้ผู้ถือหุ้น นักลงทุน หรือธนาคารเพื่อขอสินเชื่อ ต้องมีรายงานทางการเงินที่น่าเชื่อถือและตรวจสอบได้
ธุรกิจเล็กแค่ไหนก็ยังควรใช้
คนมักคิดว่าธุรกิจเล็กไม่จำเป็น แต่ความจริงคือยิ่งเล็กยิ่งต้องใช้ทรัพยากรให้คุ้มค่า เวลาและเงินมีจำกัด ถ้าเสียเวลาทำบัญชีเองแทนที่จะโฟกัสกับธุรกิจหลัก ยิ่งเสียโอกาส ปัจจุบันโปรแกรมบัญชีแบบ Cloud มีราคาตั้งแต่เดือนละไม่กี่ร้อยบาทจนถึงไม่กี่พันบาท ถือว่าถูกมากเมื่อเทียบกับค่าจ้างนักบัญชีหรือเวลาที่เสียไป
ร้านค้าเดี่ยวหรือฟรีแลนซ์ที่มีรายได้และรายจ่ายประจำก็ควรใช้ อย่างน้อยก็เพื่อรู้ว่าตัวเองมีกำไรจริงเท่าไหร่ เสียภาษีถูกต้อง และไม่มีปัญหาตามมาทีหลัง โปรแกรมบัญชีสำหรับผู้ประกอบการเดี่ยวมีให้เลือกเยอะและใช้งานง่าย ไม่ต้องมีความรู้บัญชีมากก็ใช้ได้
เลือกโปรแกรมบัญชีอย่างไรให้คุ้มค่า
พิจารณาจากขนาดและลักษณะธุรกิจก่อน ถ้าเป็นธุรกิจซื้อมาขายไปต้องมีระบบสต็อกที่ดี ถ้าเป็นธุรกิจบริการอาจไม่ต้องการส่วนนั้น ถ้ามีสาขาหลายแห่งต้องรวบรวมข้อมูลได้จากที่เดียว ถ้าขายออนไลน์ต้องเชื่อมกับแพลตฟอร์มขายได้ ลองใช้ฟรีก่อนเสมอ หลายโปรแกรมมีทดลองใช้ 14-30 วัน ลองกับข้อมูลจริงเพื่อดูว่าใช้งานได้จริงหรือไม่ก่อนจ่ายเงิน
บริการหลังขายสำคัญพอๆ กับตัวโปรแกรม มีทีม Support ที่ตอบไว เข้าใจปัญหา และช่วยแก้ได้จริงหรือไม่ มีเอกสารและวิดีโอสอนใช้งานภาษาไทยหรือไม่ รองรับมาตรฐานบัญชีและกฎภาษีของไทยหรือไม่ นี่คือสิ่งที่ขาดไม่ได้สำหรับธุรกิจในไทย ราคาไม่ใช่ปัจจัยเดียว โปรแกรมถูกแต่ใช้ไม่ได้หรือไม่มีคนช่วยเมื่อมีปัญหาก็ไม่คุ้ม
ดูความสามารถในการขยายตัว ถ้าธุรกิจโตขึ้นในอนาคตโปรแกรมรองรับได้หรือต้องเปลี่ยนใหม่ทั้งหมด ถ้าต้องเปลี่ยนใหม่บ่อยจะเสียทั้งเงินและเวลาอบรมพนักงาน เลือกที่ยืดหยุ่นและรองรับการเติบโตได้ดีกว่า ความปลอดภัยของข้อมูลก็สำคัญ โปรแกรม Cloud ต้องมีระบบเข้ารหัสข้อมูล สำรองข้อมูลอัตโนมัติ และมีนโยบายความเป็นส่วนตัวที่ชัดเจน ข้อมูลทางการเงินเป็นข้อมูลที่ละเอียดอ่อนมาก
ผลลัพธ์ที่เห็นได้ชัดหลังใช้โปรแกรมบัญชี
ธุรกิจที่เปลี่ยนมาใช้โปรแกรมบัญชีส่วนใหญ่รายงานผลลัพธ์ที่ดีขึ้นหลายด้านพร้อมกัน เวลาทำงานด้านบัญชีลดลง พนักงานมีเวลาทำงานอื่นที่สร้างมูลค่ากว่า ความผิดพลาดลดลงจนแทบเป็นศูนย์ในส่วนคำนวณ รู้ฐานะการเงินได้แบบ Real-time ตัดสินใจธุรกิจได้เร็วและแม่นยำขึ้น ลูกหนี้เก็บได้เร็วขึ้นเพราะมีระบบติดตาม กระแสเงินสดดีขึ้น และผ่านการตรวจสอบภาษีได้ง่ายขึ้น
สิ่งที่หลายคนไม่ได้คาดคิดคือโปรแกรมบัญชีทำให้ธุรกิจดูน่าเชื่อถือมากขึ้นในสายตาของธนาคาร นักลงทุน และพาร์ทเนอร์ธุรกิจ รายงานทางการเงินที่ออกได้ทันทีและมีมาตรฐาน แสดงว่าบริหารธุรกิจอย่างมืออาชีพ ส่งผลต่อโอกาสได้รับสินเชื่อหรือความร่วมมือทางธุรกิจในอนาคต
โปรแกรมบัญชีไม่ใช่แค่ของฟุ่มเฟือยสำหรับธุรกิจใหญ่ แต่เป็นเครื่องมือสำคัญที่ธุรกิจทุกขนาดควรมี ช่วยบันทึกรายการได้เร็วและถูกต้อง ออกรายงานทางการเงินได้ทันที บริหารลูกหนี้เจ้าหนี้และสต็อกได้ดีขึ้น จัดการภาษีได้ถูกต้อง และทำให้เห็นภาพรวมธุรกิจชัดเจน ธุรกิจที่ต้องการมากที่สุดคือกลุ่มที่มีรายการเยอะ มีพนักงาน มีลูกหนี้ หรือต้องรายงานให้ผู้มีส่วนได้เสีย แต่แม้ธุรกิจเล็กหรือฟรีแลนซ์ก็ได้ประโยชน์ เลือกโดยพิจารณาจากลักษณะธุรกิจ ลองใช้ฟรีก่อน เช็คบริการหลังขาย และดูความสามารถในการขยายตัว ลงทุนกับโปรแกรมบัญชีที่ดีวันนี้คือการลงทุนที่คืนทุนเร็วที่สุดอย่างหนึ่งในธุรกิจ
